📚 Kompletní uživatelská dokumentace
systému Fakturmat
Detailní průvodce všemi funkcemi fakturačního systému pro OSVČ a malé firmy
📑 Obsah dokumentace
1. Úvod do systému Fakturmat
Co je Fakturmat?
Fakturmat je cloudový systém pro správu fakturace určený především pro OSVČ, živnostníky a malé firmy. Systém nabízí:
- ✅ Jednoduchou tvorbu faktur s automatickým výpočtem DPH
- ✅ Správu zákazníků a kontaktů
- ✅ Ceník často fakturovaných služeb/produktů
- ✅ Export faktur do PDF
- ✅ Odesílání faktur e-mailem
- ✅ Sledování úhrad
- ✅ Vlastní subdoménu (např. vase-firma.fakturmat.cz)
Systém je ideální pro freelancery, webdesignéry, programátory, konzultanty a další OSVČ, kteří potřebují jednoduché a přehledné řešení pro fakturaci bez zbytečných složitostí.
2. Registrace a první přihlášení
2.1 Registrační proces
Registrace probíhá na adrese https://www.fakturmat.cz/registrace. Celý proces trvá přibližně 2-3 minuty.
Krok 1: Základní údaje
Vyplňte:
- Jméno společnosti: Název vaší firmy nebo vaše celé jméno
- Doména: Unikátní název pro vaši instanci (bude součástí URL)
- Jméno: Vaše křestní jméno
Krok 2: Přihlašovací údaje
Doplňte:
- Příjmení
- E-mail: Platná e-mailová adresa (na ni přijde aktivační odkaz)
- Přihlašovací jméno
- Heslo: Silné heslo (doporučujeme min. 10 znaků s kombinací písmen, čísel a speciálních znaků)
Krok 3: Potvrzení registrace
Po odeslání formuláře se zobrazí potvrzovací zpráva.
2.2 Aktivace účtu
Na váš e-mail přijde zpráva s aktivačním odkazem. Kliknutím na odkaz aktivujete svůj účet.
2.3 První přihlášení
Po aktivaci se přihlaste pomocí přihlašovacího jména a hesla, které jste zadali při registraci.
2.4 Prázdná nástěnka
Po prvním přihlášení uvidíte prázdný seznam faktur. To je normální - zatím jste žádnou fakturu nevystavili.
3. Nastavení profilu firmy
Údaje o vaší firmě se automaticky zobrazují na všech fakturách jako "Dodavatel". Bez vyplněného IČ a adresy nebudou faktury platné.
3.1 Kde najdu profil firmy?
Profil vaší firmy je uložen v sekci Zákazníci. Ano, čtete správně - vaše firma je v systému vedena jako speciální záznam mezi zákazníky.
- V horním menu klikněte na Zákazníci
- V seznamu najdete svou firmu (obvykle první záznam)
- Klikněte na Editovat
3.2 Vyplnění profilu - Část 1
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| Název | Název vaší firmy nebo vaše celé jméno | ✅ Ano |
| Ulice | Název ulice sídla firmy | ✅ Ano |
| Číslo domu | Číslo popisné | ✅ Ano |
| Město | Město sídla | ✅ Ano |
| PSČ | Poštovní směrovací číslo | ✅ Ano |
3.3 Vyplnění profilu - Část 2
| Pole | Popis | Povinné |
|---|---|---|
| Telefon | Kontaktní telefon | ❌ Ne |
| Fax | Faxové číslo (dnes již nepoužívané) | ❌ Ne |
| Web | Webová stránka firmy | ❌ Ne |
| Kontaktní e-mail firmy | ❌ Ne | |
| IČ | Identifikační číslo | ✅ Ano |
| DIČ | Daňové identifikační číslo (jen pro plátce DPH) | ❌ Ne |
4. Správa zákazníků
4.1 Přidání nového zákazníka
Zákazníky přidáváte v sekci Zákazníci -> Nový.
Příklad: Přidání zákazníka ABC s.r.o.
Vyplňte minimálně:
- Název: Název firmy nebo jméno osoby
- Město: Město sídla zákazníka
- IČ: IČ zákazníka (pokud je firma)
Příklad: Přidání zákazníka XYZ a.s.
4.2 Seznam zákazníků
V seznamu vidíte všechny zákazníky včetně vaší firmy. U každého zákazníka můžete:
- Editovat: Upravit údaje
- Smazat: Odstranit zákazníka (pozor, nelze smazat zákazníka s existujícími fakturami)
5. Ceník služeb a produktů
K čemu slouží ceník?
Ceník je seznam vašich nejčastěji fakturovaných služeb nebo produktů. Při tvorbě faktury pak stačí vybrat položku z ceníku místo ručního vypisování názvu a ceny.
5.1 Prázdný ceník
Po prvním přihlášení je ceník prázdný. Přidejte si položky, které často fakturujete.
5.2 Přidání položky do ceníku
Klikněte na Ceník -> Nová položka ceníku.
| Pole | Popis | Příklad |
|---|---|---|
| Název | Název služby/produktu | Tvorba webu |
| Cena | Cena bez DPH | 20000 |
| DPH % | Sazba DPH | 21 |
5.3 Kompletní ceník
Příklad ceníku pro webového vývojáře:
- Tvorba webu: 20 000 Kč + 21% DPH = 24 200 Kč
- Konzultace (1 hod): 1 500 Kč + 21% DPH = 1 815 Kč
- Hosting (měsíčně): 500 Kč + 21% DPH = 605 Kč
- Údržba webu: 3 000 Kč + 21% DPH = 3 630 Kč
6. Fakturace
6.1 Vytvoření nové faktury
Faktury vytváříte v sekci Faktury -> Nová faktura.
Krok 1: Prázdný formulář
Základní údaje faktury:
| Pole | Popis |
|---|---|
| Číslo | Automaticky generované číslo faktury (lze změnit) |
| Odběratel | Výběr zákazníka ze seznamu |
| Objednávka č. | Číslo objednávky (nepovinné) |
| Datum vystavení | Datum vytvoření faktury (automaticky dnešní datum) |
| Datum splatnosti | Datum do kdy má být faktura zaplacena (automaticky +14 dní) |
| Datum uskutečnění plnění | Datum poskytnutí služby/dodání zboží |
Krok 2: Výběr odběratele
V rozbalovacím menu vyberte zákazníka, kterému fakturujete.
Krok 3: Prázdné položky
Posuňte se níže k sekci "Položky". Zde zadáte, co fakturujete.
Krok 4: Vyplnění položek
Vyplnění řádku faktury:
| Pole | Popis | Příklad |
|---|---|---|
| Z ceníku | Výběr položky z ceníku (automaticky vyplní název a cenu) | Tvorba webu |
| Název | Popis služby/produktu | Tvorba webu |
| Množství | Počet jednotek | 1 |
| Cena | Cena za jednotku bez DPH | 20000 |
| DPH % | Sazba DPH | 21 |
6.2 Seznam faktur
Po uložení se faktura zobrazí v seznamu. Vidíte zde:
- Číslo faktury
- Datum vystavení
- Datum splatnosti
- Odběratel
- Celková cena bez DPH
- DPH
- Celková cena s DPH
- Stav úhrady (neuhrazeno/uhrazeno)
6.3 Detail faktury
Kliknutím na Editovat zobrazíte detail faktury, kde můžete provádět úpravy.
6.4 Vytvoření další faktury
Příklad druhé faktury pro jiného zákazníka s jinými položkami.
6.5 Seznam více faktur
V seznamu vidíte všechny vystavené faktury s možností filtrování a vyhledávání.
7. Akce s fakturami
7.1 Odeslání faktury e-mailem
Kliknutím na tlačítko Odeslat v seznamu faktur otevřete formulář pro odeslání faktury e-mailem.
Formulář obsahuje:
- E-mail příjemce: Automaticky vyplněn z údajů zákazníka
- Předmět: Předvyplněný text (lze upravit)
- Text zprávy: Doprovodný text (lze upravit v parametrech)
7.2 Export do PDF
Kliknutím na tlačítko PDF se faktura automaticky vygeneruje a stáhne do vašeho počítače ve formátu PDF.
7.3 Označení faktury jako uhrazené
Po zaplacení faktury klikněte na odkaz neuhrazeno v sloupci "Uhrazeno". Zobrazí se formulář pro zadání data úhrady.
8. Systémové parametry
8.1 Přehled parametrů
V sekci Parametry najdete globální nastavení systému.
8.2 Číslo účtu
Zadejte číslo bankovního účtu ve formátu číslo účtu/kód banky (např.
123456789/0100).
Toto číslo se bude zobrazovat na všech fakturách v sekci "Platební údaje".
8.3 Kompletní seznam parametrů
| Parametr | Popis | Výchozí hodnota |
|---|---|---|
| Číslo účtu | Bankovní účet pro platby | Prázdné |
| Výchozí počet dnů splatnosti | Automatická splatnost nových faktur | 14 dní |
| Spodní text na faktuře | Text v patičce faktury | Prázdné |
| Text e-mailu s fakturou | Šablona doprovodnéhoemailu | Předvyplněný text |
| Text upomínky | Šablona upomínky po splatnosti | Předvyplněný text |
%CISLO_FAKTURY%, které
se automaticky nahradí skutečnými hodnotami.
9. Tipy a triky
9.1 Finální nástěnka
Takto vypadá nástěnka s několika fakturami. Barevné označení vám pomůže rychle rozpoznat stav faktur.
9.2 Užitečné tipy
🎯 Tipy pro efektivní práci:
- Připravte si ceník: Ušetříte čas při tvorbě faktur
- Zadejte všechny zákazníky předem: Nebudete muset vypisovat údaje při každé faktuře
- Nastavte výchozí splatnost: Podle vašich obchodních podmínek (14, 21 nebo 30 dní)
- Personalizujte šablony e-mailů: Přidejte svůj podpis a kontaktní údaje
- Pravidelně označujte uhrazené faktury: Budete mít přehled o nezaplacených fakturách
9.3 Časté dotazy
❓ Mohu změnit číslo faktury?
Ano, při tvorbě faktury můžete číslo ručně upravit. Systém však doporučuje dodržovat číselnou řadu.
❓ Jak smazat fakturu?
Fakturu můžete smazat pouze pokud nebyla odeslána a není označena jako uhrazená. Klikněte na tlačítko "Smazat" v detailu faktury.
❓ Mohu fakturovat bez DPH?
Ano, pokud nejste plátce DPH, zadejte u položek DPH 0%. Na faktuře se objeví poznámka "Nejsem plátce DPH".
❓ Jak změnit údaje o firmě?
Přejděte do sekce Zákazníci, najděte svou firmu a klikněte na Editovat.
❓ Mohu mít více firem v jednom účtu?
Ne, každá firma potřebuje vlastní registraci a vlastní subdoménu.
📞 Podpora
Pokud máte jakékoli dotazy nebo problémy, kontaktujte podporu prostřednictvím kontaktního formuláře na webu Fakturmat.cz.
Verze dokumentace: 1.0 | Datum vytvoření: Leden 2026
© 2026 Fakturmat.cz - Všechna práva vyhrazena